Archivos como ICS

Los archivos ICS son archivos de calendarios que se generan para las Reuniones y las Tareas, y permiten sincronizar eventos creados en Suipit con cualquier aplicación de Calendario (Outlook, Gmail, ICal, etc) que soporte este formato.

En estos archivos se corrigió la fecha de los eventos ya que se enviaba sin indicación de la zona horaria. Ahora las fechas se envian como hora universal (UTC), por lo que cada aplicacion de calendario no debiera tener problemas para convertirlo a la hora local.

Reuniones en PDF

En las Convocatorias y Actas de Reunión se corrigió un error que impedía su correcta visualización como archivo PDF. Este archivo se encuentra adjunto en los emails que reciben las personas convocadas a una reunión y las que ven un acta de reunión y también se puede visualizar en la vista de la reunión dentro de Suipit.

Compatibilidad con Internet Explorer

Los siguientes son las funcionalidades que se arreglaron y que no tendrán problemas con ningún navegador (que se utilice comunmente).

Agregar personas a proyectos

Los Administradores de Proyecto ahora cuentan con una forma simple  de agregar personas a cada proyecto. Como se ve en la imágen, en solo 3 pasos puedes agregar las personas que necesitan participar del proyecto.

Convocar Reunión

Ahora todos los usuarios de Suipit podrán utlizar sin problemas los formularios para convocar reunión y para crear acta de reunión. Podrán seleccionar la fecha, seleccionar participantes, agregar temas, y agregar tareas a un acta de reunión.

Crear Tarea
El formulario para crear tarea dentro de un proyecto se modificó para que no haya problemas al crear una tarea, seleccionar responsable, cambiar la fecha y definir con quien se desea compartir la tarea.

Actualizar Internet Explorer 6

Para que disfruten de todas las funcionalidades de Suipit a los usuarios de Internet Explorer 6 se les recomienda actualizar a una versión más reciente de este navegador o elegir algúna de las otras alternativas de navegadores disponibles actualmente. A los usuarios que utilicen este navegador les aparecerá el siguiente mensaje en la página de inicio:

Para Cerrar

Para los interesados en la parte tecnológica, movimos una gran parte de nuestra estructura Javascript desde Prototype a Jquery. Esperamos contarles más del “backend” de Suipit en futuros posts en este blog.

Como siempre, cualquier duda, sugerencia o comentario la pueden enviar al correo soporte@suipit.com, donde serán atendidos por alguno de los incansables miembros del Equipo Suipit!.

Buscador

Incorporamos la funcionalidad “Buscador”, esta se encuentra presente en el tablero (menú superior) como también dentro de cada proyecto.

Menu en el Tablero

Cuando realices una busqueda el sistema te mostrará resultados de Mensajes, Tareas, Archivos y Reuniones de todos tus proyectos de la cuenta. Los resultados te muestran una etiqueta por cada resultado que te permite diferenciar facilmente el tipo de objeto encontrado (Mensaje, Tarea, Archivo o Reunion).

Resultados de la Busqueda en la Cuenta

Cuando estes navegando dentro de un proyecto veras en la columna derecha  (o sidebar) un formulario que te permitirá buscar rapidamente dentro del proyecto en el que estas navegando.

Opcion en el Sidebar de Proyecto

En este caso, además de desplegar los resultados de la busqueda Suipit te dará la opción de buscar lo último buscado en todos los proyectos en los cuales tu participas.

Resultados de la Busqueda en un Proyecto

Roles en Cuenta

Ahora los Administradores de Cuenta pueden modificar los roles que tienen las personas que participan de su cuenta.

Para modificar los roles se tienen que dirigir al Listado de Participantes donde verán la opción Editar Rol .

Listado de Participantes en la Cuenta

Al hacer clic en “Editar rol” verán una ventana que le permite modificar el Rol a algún rol disponible

Administracion de Proyecto

En la Adminitracion de un Proyecto mejoramos el formulario que le permite a los Administradores de Proyecto agregar personas al Proyecto, ahora pueden agregar todas las personas (que participen de la cuenta) de una sola vez; también se incorporó la opción de editar los roles de los participantes (de una forma similar a lo mostrado para las Cuentas).

Agregar Personas a un Proyecto

Esperamos que estas mejoras y nuevas funcionalidades les sirvan y les faciliten el uso de Suipit!

Recuerden que cualquier comentario, ayuda y/o pregunta la pueden hacer al correo soporte@suipit.com

Saludos!

gracias al feedback de uds hemos facilitado el proceso de invitación de usuarios a cada cuenta. Pasamos de un proceso en donde tenías que invitar a los nuevos usuarios uno a la vez a un proceso donde puedes invitar a todos los usuarios que desees tan solo con su correo electronico.

Invitar usuarios a una cuenta

Se mantiene el enlace para el formulario de invitar usuarios

Invitar usuarios (paso 1)

Puedes agregar a todos los usuarios que desees agregando los correos electrónicos separados por comas. Las direcciones de correo que agregues recibirán un email con las instrucciones para registrarse en suipit.

Invitar usuarios (paso 2)

Se mantiene el listado de invitaciones, en donde aparecerán todas las que aún no han sido aceptadas por los usuarios que invitaste.

Invitar a usuarios (paso 3)

Gracias por usar Suipit

Saludos!

Rodrigo

E-mails secundarios

Los e-mails secundarios vienen a resolver el problema que se les presentaban a los usuarios que suelen revisar más de una cuenta de correo en una sola casilla, o que reciben correos en una dirección (ejemplo1@mail.com)  pero responden desde otra (ejemplo2@mail.com) .

Puesto que Suipit sólo acepta publicar comentarios por e-mail desde un correo válidamente registrado (ejemplo1@mail.com), un usuario que intentara responder a un mensaje, reunión, tarea, etc. desde ejemplo2@mail.com recibiría un error y su comentario no sería publicado.

Ahora es posible añadir varios correos secundarios desde los cuales se podrá responder a los correos que envía Suipit. Dichas direcciones no recibirán los mails de aviso (así que no se preocupen, no los recibirán dos o tres veces seguidas); sencillamente, estas direcciones secundarias quedan registradas en Suipit como direcciones válidas para responder.

La dirección primaria registrada en Suipit seguirá siendo la única que reciba los mails de aviso.

En la pestaña Opciones > Mi perfil, en la parte inferior, se podrán añadir o editar e-mails secundarios:

Mini-calendario

Una funcionalidad que teníamos planificada hace tiempo, y que nos alegramos de poder lanzar. Ahora, el Tablero en su parte superior presenta un  mini-calendario en sentido horizontal, que muestra los eventos (tareas, reuniones y próximamente hitos) para las próximas dos semanas:

Al hacer clic en uno de los días destacados en amarillo, se despliega un cuadro con el detalle de los eventos para el día, como muestra el pantallazo arriba.

¡Saludos, que lo disfruten! Estamos atentos a sus comentarios.

— Sergio

Esto, que a primera vista parecía no tener sentido, era así porque construimos Suipit usando el servidor OpenID para la autenticación. OpenID permite tener un nombre de usuario “universal” para acceder a muchos sitios, y se basa en que el sitio al cual estás accediendo no necesita conocer tu contraseña, y por esto en Suipit existía una segunda pantalla, correspondiente al servidor OpenID, que se encargaba de verificar tu contraseña y dejarte pasar.

Sin embargo, en pos de la facilidad de acceso para nuestros usuarios, decidimos dejar el sistema OpenID en favor de un sistema propio, menos engorroso y más directo, el cual estrenamos hoy.

Las ventajas de este sistema son:

• El usuario y la contraseña se introducen en una sola pantalla, algo a lo que estamos acostumbrados en la mayoría de los servicios Web que usamos.
• Es posible recordar la sesión en el equipo (el usuario debe tener las cookies activadas), de modo de poder entrar a Suipit continuamente sin necesitar iniciar sesión cada vez.
• Es posible recuperar contraseña, mediante un sistema automatizado por correo electrónico para los casos en que el usuario haya olvidado su clave. Incluso es posible recuperarla ingresando el correo electrónico registrado en Suipit, para los casos donde ni siquiera se recuerde el nombre de usuario.

¡Esperamos que disfruten esta nueva mejora de Suipit!

Saludos,
Sergio

Rediseño de los listados de Reuniones

Ahora los listados de reuniones y actas tienen un diseño más claro y amigable, entregando más información útil desde el principio.

Bitácora y Comentarios en Reuniones

Ahora las reuniones y actas poseen una bitácora, que permite publicar comentarios, tanto directamente en la reunión como respondiendo el correo electrónico de convocatoria, tal como en los Mensajes. De esta manera, las conversaciones en torno a una reunión se mantendrán en contexto.

Además, la bitácora registra automáticamente los cambios en una reunión: por ejemplo, si cambias la fecha, convocas a más personas o creas un acta, la bitácora guardará registro de ello junto a los comentarios.

El Tablero y la página principal de cada proyecto también te informarán de estos cambios.

Adjuntar archivos en Reuniones

Las reuniones siguen convirtiéndose en ciudadanos de primera clase en Suipit: tanto al convocar la reunión, como al crear un acta o al publicar un comentario, es posible adjuntar archivos. Pero recuerda que no necesitas adjuntar la tabla de la reunión: Suipit genera una en PDF automáticamente!

Avisos por e-mail cuando un archivo es subido

Hasta ahora, la única forma de enterarse de que un archivo había sido agregado a un proyecto era adjuntarlo a un mensaje. Ahora puedes subir archivos directamente en la sección Archivos, y tendrás la opción de notificar a las personas en tu proyecto, de manera similar a la que se hace al publicar un mensaje.

Cancelar Reuniones

Es posible cancelar una reunión, lo cual envía un correo a todos los convocados, avisándoles de la notificación. Una reunión cancelada puede seguir teniendo comentarios, pero desaparecerá del Calendario y ya no será posible crearle acta.

El Tablero muestra la cuenta en la que estás

Para los usuarios que trabajan en proyectos de varias cuentas a la vez, el Tablero muestra con claridad la cuenta en la que te encuentras, en el título.

Menús más organizados para Administradores

Anteriormente, las funciones de administración de proyectos y cuentas se encontraban separados entre el Tablero y el menú Administración. Ahora, todas las funciones (administrar proyectos, personas y cuenta) se han consolidado en la pestaña Administración. El botón “Crear nuevo proyecto” ahora se encuentra a la columna de la derecha. Por la misma razón, ahora el Tablero cuenta con más espacio aprovechable.

Estamos orgullosos de presentarles cambios importantes en la sección Mensajes de Suipit, que mejorarán notablemente la interacción y la experiencia de uso con esta aplicación. Los siguientes son las mejoras que están disponibles a partir de este momento:

• Al crear un mensaje, es posible escoger quiénes recibirán los correos electrónicos de notificación. Hasta ahora, todos los usuarios de un proyecto, inevitablemente, recibían un e-mail para todos los mensajes publicados, así como sus comentarios. Ahora, es posible filtrar dichos correos, evitando notificaciones para los participantes que no estén involucrados con el tema de un mensaje:

  Esta acción no esconde un mensaje. Los participantes que no reciban el correo de notificación podrán seguir viendo el mensaje en Suipit.

• Puedes agregarte o salirte de los avisos por e-mail para un mensaje determinado. Por ejemplo, al ver en Suipit un mensaje del cual estás recibiendo e-mails de aviso, aparece el siguiente cuadro a la derecha:

  Al hacer clic, el usuario deja de recibir avisos para los comentarios que se sigan publicando en ese mensaje.

  De la misma manera, si no has sido seleccionado para recibir e-mails en un mensaje, y deseas ser partícipe de la conversación, puedes suscribirte a través de un cuadro similar. Esto sólo hará que recibas correos para los comentarios que se publiquen desde el momento que te agregas, en adelante. No se envían los correos anteriores a tu suscripción.

  Esto sucede también de manera automática si dejas un comentario en un mensaje en el que no estabas suscrito.

• Es posible adjuntar archivos directamente en mensajes y comentarios. Ya no será necesario ir a la sección Archivos para adjuntar archivos en un mensaje. Ahora, al momento de crear o editar un mensaje, o de publicar un comentario, tendrás la opción de subir archivos:

  Así se ven los archivos una vez adjuntos:

  
  En la sección Archivos, se diferencian los archivos que hayan sido adjuntos desde un mensaje o comentario:

  

Esperamos que disfrutes estas nuevas funcionalidades. Estamos atentos a tus comentarios. Dentro de los próximos días seguiremos informando de más mejoras. ¡Manténte atento!

— Sergio

• Fue resuelto un problema que causaba que algunos e-mails de notificación no se enviaran a los usuarios.
• Las tareas creadas con fecha de hoy aparecían instantáneamente como atrasadas. Esto fue resuelto  (ahora se muestran como atrasadas a partir del día siguiente).
• Ahora es posible ver con quién se comparten las tareas. Cada tarea que yo haya compartido muestra el número de usuarios, y al poner el cursor encima, muestra los nombres de las personas con las que compartí mi tarea:
  
• En las Actas de reunión, la capacidad de registrar asistentes/inasistentes y temas tratados/no tratados funciona correctamente.
• En el e-mail de notificación de creación de actas, ahora aparecen las tareas creadas para todos (no solo las que le corresponden al usuario)
• Mejoras a la interfaz de mensajes, tareas y archivos: mejor estética y uso del espacio, mejor organización en la sección Tareas (separando los tipos de tareas por pestañas), y optimización de la vista Archivos (ahora la función Ver como Mosaicos se muestra siempre correctamente).
• Montones de ajustes menores de interfaz y funcionalidad, así como optimizaciones a la base de datos.

Esperamos el feedback de nuestros usuarios, y agradecemos todos los comentarios ya enviados, los cuales nos han sido de gran utilidad para seguir mejorando Suipit.

Saludos!

— Sergio

En las últimas semanas, hemos introducido una serie de pequeñas mejoras y nuevas funcionalidades a Suipit, las cuales les detallamos a continuación:

• Sin duda, la mejora número 1 en importancia es la capacidad de compartir tareas con otros. Hasta el momento, las únicas tareas compartidas eran aquellas que surgían de reuniones. Hoy, es posible compartir tareas personales con otros desde la misma página de Tareas, así como elegir si enviar o no un e-mail de notificación a los usuarios invitados a ver la tarea.
• Del mismo modo, es posible ver las tareas que otros han compartido conmigo en la página Tareas de cada proyecto, haciendo más fácil el poder monitorear su estado.
• Ahora Suipit envía correos de notificación cuando se crea un acta en una reunión a la que hayas asistido. Además, recibirás también un e-mail cuando seas agregado a un proyecto.
• Al convocar reuniones, las horas se ajustan automáticamente para que siempre la hora de fin sea posterior a la hora de inicio, evitando errores.
• Al publicar mensajes o comentarios, las URL (páginas Web) y direcciones de e-mail se convierten automáticamente a links. Para esto, sólo es necesario que el link comience por “http://” o por “www”.
• Es posible saltar de una cuenta a otra sin perder la sesión de usuario.

Esperamos gustosos sus comentarios sobre estas mejoras y sobre el sistema en general. ¡Saludos!

— Sergio

Al convocar una reunión, ahora aparece una casilla con la opción de enviar e-mails de notificación:

El correo que se envía contiene los detalles de la reunión, y un archivo .ics (compatible con Outlook 2007, Google Calendar, iCal, Windows Calendar, etc) generado automáticamente para agendar la reunión de modo más fácil.

En el pantallazo se ve como Gmail reconoce el archivo .ics adjunto, permitiendo agendarlo automáticamente a Google Calendar.

Esperamos disfruten esta nueva funcionalidad. Manténganse atentos para que se enteren de todas las mejoras a Suipit que estamos incluyendo por estos días.

Saludos,
— Sergio